Privatlivspolitik

FlowHow ApS behandler personoplysninger i forbindelse med levering af vores ydelser, administration af tilmeldinger og betalinger, besvarelse af henvendelser samt drift og sikring af vores hjemmeside.

Her kan du læse, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi gør det, hvor længe vi opbevarer dem, hvem vi eventuelt deler dem med, og hvilke rettigheder du har.

Dataansvarlig

FlowHow ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

FlowHow ApS
Bøgvadvej 33
6040 Egtved
CVR-nr.: 26637058
Telefon: +45 75 55 24 48
E-mail: info@flowhow.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

Køb af billetter til arrangementer

Når du køber billet til et af vores arrangementer, behandler vi de oplysninger, der afgives i forbindelse med bestillingen.

Det kan være:

• firmanavn, CVR-nummer og adresse
• e-mailadresse til kvittering og ordrebekræftelse
• navn, telefonnummer og e-mailadresse på deltagere
• oplysninger om arrangement, antal deltagere, pris og moms
• betalingsreference fra Stripe samt korttype og kortets sidste fire cifre

Formålet er at gennemføre købet og tilmeldingen, sende kvittering og deltagerbekræftelser samt administrere og afvikle arrangementet.

Hvis du selv er part i aftalen, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, fordi behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig.

Hvis købet foretages på vegne af en virksomhed, eller du deltager som medarbejder i en virksomhed, behandler vi oplysningerne på grundlag af vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og afvikle arrangementet, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger, der indgår i vores regnskabsmateriale, opbevares desuden på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra c, fordi vi er retligt forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale efter bogføringsloven.

Selve kortbetalingen gennemføres via Stripe. Dit fulde kortnummer sendes ikke til FlowHows server og opbevares ikke hos os. Vi modtager alene de betalingsoplysninger, som er nødvendige for at kunne identificere og dokumentere betalingen.

De oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre købet og tilmeldingen, skal afgives. Uden disse oplysninger kan vi ikke gennemføre købet.

Hvis en anden tilmelder dig til et arrangement

Hvis din virksomhed eller en kollega tilmelder dig til et arrangement, kan vi modtage dit navn, telefonnummer og din e-mailadresse fra den person, der foretager tilmeldingen.

Vi bruger oplysningerne til at administrere din deltagelse, sende dig relevante oplysninger om arrangementet og gennemføre arrangementet.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne administrere og afvikle arrangementer med tilmeldte deltagere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Når vi kontakter dig første gang, vil du samtidig have mulighed for at finde denne privatlivspolitik og få oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.

Kontaktformular og andre henvendelser

Hvis du skriver til os via kontaktformularen på hjemmesiden, behandler vi de oplysninger, du selv afgiver.

Det kan være:

• navn
• e-mailadresse
• virksomhedsnavn
• emne
• indholdet af din besked

Beskeden sendes som e-mail til FlowHow og gemmes ikke som en særskilt henvendelse i en database på hjemmesiden. Du kan samtidig modtage et automatisk svar med en kopi eller bekræftelse af din besked.

Vi bruger oplysningerne til at besvare og følge op på din henvendelse.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne kommunikere med personer, der kontakter os, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis din henvendelse vedrører indgåelse eller opfyldelse af en aftale med dig, kan behandlingen i stedet ske efter artikel 6, stk. 1, litra b.

Besøgsstatistik

Vi anvender statistikværktøjet Umami til at få overblik over brugen af FlowHow.dk og til at forbedre hjemmesiden.

Umami er hostet på vores egen server i EU og sætter ingen cookies.

Statistikken kan blandt andet omfatte oplysninger om:

• besøgte sider
• tidspunkt for besøget
• hvilken side eller hjemmeside besøget kom fra
• browser
• operativsystem
• enhedstype
• skærmstørrelse
• sprog
• land
• tekniske oplysninger, der anvendes til at skelne mellem besøg og sessions

Umami gemmer ikke den besøgendes IP-adresse som en del af statistikdataene, men IP-adressen kan blive behandlet kortvarigt for at danne en anonymiseret identifikator for en session.

Vi bruger ikke oplysningerne til markedsføring, og vi bruger dem ikke til at identificere dig ved navn eller opbygge en personlig markedsføringsprofil.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne se, hvordan hjemmesiden bliver brugt, og forbedre den, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Teknisk drift og sikkerhed

I forbindelse med den tekniske drift af hjemmesiden behandles visse tekniske oplysninger, herunder IP-adresser.

IP-adresser kan blandt andet anvendes kortvarigt til sikkerhedsformål og til at begrænse automatiseret misbrug af formularer og betalingsfunktioner, eksempelvis ved rate limiting.

Formålet er at beskytte hjemmesiden og vores systemer mod misbrug og tekniske angreb.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne drive en stabil og sikker hjemmeside, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Cookies og lignende teknologier

FlowHow.dk sætter ingen cookies ved almindelig brug – hverken til statistik eller markedsføring. Derfor viser hjemmesiden ikke et cookiebanner.

Statistikværktøjet Umami sætter ingen cookies og gemmer ikke oplysninger på din enhed.

Lukker du pop-up-beskeden om et kommende arrangement, husker din browser valget lokalt, så beskeden ikke vises igen. Oplysningen bliver på din enhed og sendes ikke til os.

Når du vælger at gennemføre et billetkøb, indlæses betalingsløsningen fra Stripe. Stripe kan i forbindelse med betalingen anvende cookies og lignende teknologier, der er nødvendige for at gennemføre betalingen sikkert, forebygge svindel og beskytte betalingssystemet.

Nødvendige teknologier i forbindelse med betalingen anvendes først, når du vælger at benytte betalingsfunktionen.

Databehandlere og andre modtagere

Vi sælger aldrig dine personoplysninger.

Vi anvender eksterne leverandører til at levere og drive dele af vores IT-systemer. De vigtigste leverandører i relation til FlowHow.dk er:

Hetzner Online GmbH, Tyskland
Leverer hosting af hjemmesiden, databasen og vores Umami-installation.

Stripe Payments Europe, Ltd., Irland
Leverer betalingsløsningen til billetkøb. Stripe behandler visse oplysninger på vores vegne og kan desuden være selvstændigt dataansvarlig for eksempelvis svindelforebyggelse, sikkerhed og opfyldelse af lovkrav.

Mailgun Technologies, Inc., en del af Sinch
Anvendes til udsendelse af transaktionsmails, herunder kvitteringer, deltagerbekræftelser og beskeder fra kontaktformularen. Vi anvender Mailguns EU-region til meddelelsesdata.

Vi kan desuden anvende leverandører af blandt andet e-mail, bogføring og øvrig IT-drift, når det er nødvendigt for vores virksomhed.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, må kun behandle oplysningerne efter vores instruktion og på grundlag af en databehandleraftale.

Personoplysninger kan også blive videregivet til offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til det, eksempelvis til skattemyndighederne i forbindelse med vores regnskab.

Overførsel af oplysninger uden for EU/EØS

Vi bestræber os på at anvende løsninger, hvor personoplysninger behandles inden for EU/EØS.

Nogle af vores internationale leverandører kan dog behandle visse oplysninger i lande uden for EU/EØS, herunder USA.

Hvor en leverandør anvender EU-U.S. Data Privacy Framework, kan overførslen ske på dette grundlag. I andre tilfælde anvendes et andet gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen, eksempelvis EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Stripe og Mailgun/Sinch anvender sådanne lovlige overførselsmekanismer ved relevante internationale overførsler.

Du kan kontakte os på info@flowhow.dk, hvis du ønsker yderligere oplysninger om overførselsgrundlaget eller en kopi af de relevante garantier.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de blev indsamlet til, eller så længe vi er retligt forpligtet til det.

Købs- og regnskabsoplysninger
Oplysninger, der udgør regnskabsmateriale, opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven.

Deltageroplysninger
Navn, telefonnummer og e-mailadresse opbevares, så længe det er nødvendigt for administration og opfølgning på arrangementet samt et eventuelt eksisterende kunde- eller samarbejdsforhold. Oplysninger slettes, når vi ikke længere har et sagligt behov for dem.

Henvendelser
Henvendelser via kontaktformularen eller e-mail slettes, når de ikke længere er nødvendige for at besvare eller følge op på henvendelsen. Hvis korrespondancen er en del af et kunde- eller aftaleforhold, kan den opbevares længere, så længe der er et sagligt behov.

Besøgsstatistik
Statistikdata opbevares kun så længe, det er nødvendigt til at analysere brugen af hjemmesiden. Data anvendes ikke til markedsføring.

Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder.

Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

• Indsigt: Du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og få en kopi af oplysningerne.
• Berigtigelse: Du kan få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet.
• Sletning: Du kan i visse tilfælde få dine personoplysninger slettet.
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
• Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesser.
• Dataportabilitet: Du kan i visse tilfælde få personoplysninger, du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Dine rettigheder kan være begrænset i visse situationer. Vi kan eksempelvis ikke slette oplysninger, som vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@flowhow.dk.

Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og som udgangspunkt senest inden for en måned.

Automatiske afgørelser og profilering

FlowHow træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatisk behandling og har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

Vi foretager ikke profilering til markedsføringsformål på baggrund af din brug af FlowHow.dk.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Du har også ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
www.datatilsynet.dk

På Datatilsynets hjemmeside kan du læse mere om dine rettigheder og indgive en klage digitalt.

Ændringer af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger eller de systemer, vi anvender, ændrer sig.

Den til enhver tid gældende version findes på FlowHow.dk. Datoen øverst på siden viser, hvornår privatlivspolitikken senest er opdateret.